해외전시회를 처음 준비한다면 간혹 예상하지 못한 케이스로 당황하는 상황이 올 수 있습니다. 특히 미국같은 경우는 전시회 규정이 복잡하고 비용 구조가 국내와 완전히 다르며 문화적 차이도 크기 때문에 자칫 실무자가 한두가지를 놓치면 수백만원의 손해로 직결되기도 합니다.

이번 글에서는 미국 전시회에 ‘처음 참가하는 기업’이라면 반드시 알아야 할 핵심 체크포인트 10가지를 정리해 하였습니다. 전시회 참가 전 미리 숙지하세요.

1. 유니언(Union) 규정 – 직접 설치? 벌금 대상입니다.

미국 전시회에서 우리에게 가장 낯선 것이 이 유니언 규정일 것 같습니다. 미국의 주요 전시장(예: 라스베이거스 컨벤션센터, 시카고 맥코믹 플레이스 등)은 노동조합(Union)이 전시장 내 모든 작업을 전담합니다.

즉, 한국에서는 당연히 직원들이 직접 하던 설치나 전기 연결, 물품 정리 등을 미국에서는 함부로 할 수 없습니다.
지역에 따라 차이는 있지만 까다로운 경우 상자 하나 옮기다가도 적발되면 즉시 작업 중단과 벌금 부과가 되기도 합니다.

💡 어떻게 하지?

• 전시장별 유니언 규정과 제한 작업 목록 확인
• 유니언 인건비는 시간당 $150~$300 이상, 사전 견적 필수
• 현지 장치사와 계약 체결은 선택이 아니라 필수

2. 드레이지(Drayage) 비용 – 전시장 안 물건 옮기는데 수백만 원?

‘드레이지’란 전시장 입구에서 부스 위치까지 물류를 운반하는 데 드는 비용을 말합니다. 이 개념은 미국 전시회에만 있는 독특한 시스템으로,
처음 참가한 기업은 “이게 뭐지?” 하며 당황할 수 있습니다. 드레이지 비용은 보통 무게와 부피, 포장 방식, 이동 거리 등을 기준으로 책정되며,
부스비 못지않은 금액이 발생하는 경우도 있습니다. 사전 예산에 이 항목이 없었다면 현장에서 크게 놀라시게 될 수도 있습니다.

💡 어떻게 하지?

• 박스 수 최소화, 무게 줄이기
• 물류 포장은 가능한 한 팔레트로 묶어서 일괄 처리
• 드레이지 포함된 패키지 상품을 제공하는 부스 시공사와 계약 고려

3. 시간 외 수수료(Overtime) – 야간 작업은 비용이 3배?

미국 전시장에서는 정해진 근무시간 외에 작업할 경우 시간 외 수수료(Overtime Charge)가 적용됩니다.
보통 평일 9시~17시가 정규 근무시간이며, 이외의 시간(저녁, 새벽, 주말, 공휴일)에는 1.5~3배의 요금이 청구됩니다.

문제는 이 시간 외 작업이 예상보다 자주 발생한다는 것입니다.
예상보다 늦게 물건이 도착하거나, 설치가 지연되거나, 철거 시간이 짧게 배정된 경우 등 현장에서 갑작스럽게 비용이 발생할 수 있습니다.

💡 어떻게 하지?

장치사, 운송사와 협의하여 시간 내 작업 완료되도록 하세요.

계약서에 Overtime 단가 명시 요청.

4. 전기·인터넷 연결 비용 – 콘센트 하나에 수십만 원?

한국에서는 조립부스에 기본적으로 전기, 조명 등이 제공됩니다. 하지만 미국에서는 기본부스라도 부스 운영에 필요한 어떤 서비스도 제공되지 않고 별도로 신청해야 하는 경우가 대부분입니다. 특히 미리 신청하지 않고 현장 신청을 하게 되면 안그래도 비싼 서비스 비용에 추가 비용이 청구되어 실제 가격보다 더 높은 가격을 지불해야 합니다.

💡 어떻게 하지?

• 장비별 전력량, 통신량 등을 정확히 산정
• 서비스 신청은 미리 준비하여 마감일 2~3주 전에는 완료
• 사전 신청과 현장 신청 비용 비교 필수

5. 세관 및 통관 이슈 – 물건 안 오면 전시가 끝입니다.

미국으로 제품을 반입하려면 ATA Carnet, 패킹리스트 등 복잡한 통관 문서를 갖춰야 합니다.
또한 보안이 엄격하기 때문에, 서류 미비 시 세관에서 물품이 묶이는 경우가 비일비재합니다.

더욱이, 일단 통관에 문제가 생기면 해결에 수일이 걸려 전시회 시작일까지 물품이 도착하지 않는 사태가 벌어질 수 있습니다.

💡 어떻게 하지?

• 전시회 전문 포워더(물류업체)와 계약
• 물류 출고일은 전시 시작 최소 3주 전으로 계획
• 제품 외에도 카탈로그, 판넬, 판촉물 등도 통관 대상임을 유의

6. 보험 미가입 – 도난이나 파손 시 전부 자비로?

해외 전시장, 특히 미국의 대형 전시회에서는 도난, 파손, 운송 중 사고가 발생할 수 있습니다. 그런데 대부분의 기업이 국내 보험만 가입한 채 참가하고,
정작 사고가 발생했을 때 보상을 받지 못해 수백만 원 손실을 입는 경우도 있습니다.

💡 어떻게 하지?

• 전시품 도난/파손 보험
• 운송 중 손해 보장
• 책임보험 (기기나 구조물로 인한 타인 피해)

7. 문화적 차이 – 현지 방식 모르면 상담조차 어려워집니다

미국은 실용주의가 강한 비즈니스 문화입니다. ‘빠르고 명확한 의사 전달’과 ‘성과 중심의 대화’를 선호합니다.
한국식 예의와 겸손이 오히려 비전문적이거나 비효율적으로 보일 수 있습니다. 그곳의 문화를 미리 공부하고 가신다면 훨씬 좋은 결과를 만드실 수 있습니다.

💡 어떻게 하지?

• 미팅은 이메일 기반으로 사전 확정 → 현장 리마인드 필수
• 상담 시 기능보다 고객 문제 해결 중심 메시지 전달
• ‘열심히 만들었다’보다 ‘어떻게 귀사 문제를 해결할 수 있나’가 중요

8. 통역 및 현지 인력 – 영어는 돼도 상담은 다릅니다

기술 제품의 경우, 통역이 단순히 ‘번역’만 해서는 안 됩니다. 제품 구조, 작동 원리, 차별점 등을 정확히 이해하고 설명할 수 있는 수준의 통역이 필요합니다.

💡 어떻게 하지?

• 전시회 경험 있는 통역사 섭외
• 가능하다면 현지 영업 경험자나 지사 인력 출장 활용
• 영어'만' 되는 직원만 보내는 건 오히려 리스크가 될 수 있음

9. 마케팅 자료 현지화 – 현지화된 영어번역

국문 브로슈어, 제품소개서, 영상만 가져가는 경우는 없겠지요? 번역된 자료를 가져가더라도 단순한 영어 번역이 아니라, 미국 바이어의 이해방식에 맞춘 현지화가 중요합니다.

💡 어떻게 하지?

• 1장 요약 페이지 (우리 제품의 차별화된 강점 + 스펙 + 적용사례)
• 용량, 단위는 미국식으로(인치, 갤런 등), 배송 방식 등은 현지 기준으로 변환
• QR코드, 웹링크, 이메일 등 디지털 접점 포함

10. 돌발 상황 대응 – 문제가 생기는 건 당연한 일입니다

낯선 미국이라면 작은 문제가 생겨도 당황해서 큰 문제처럼 다가옵니다. 물류 지연, 장치 오작동, 전기 문제, 통역 불참 등 ‘예외상황’을 감안하지 않고 참가하면 당황만 하다 전시가 끝날 수도 있습니다.

💡 어떻게 하지?

• 대체자료 준비 (예: 제품 대신 영상, 인쇄물 등)
• 비상 연락망 리스트 작성 (운송사, 장치사, 주최자, 대행사)
• 현장에서 즉시 의사결정 가능한 현장 책임자 배치

잘 준비된 기업은 수백 명의 바이어를 만나고, 수출 계약의 실마리를 발견하지만, 준비 없이 참가한 기업은 예산만 낭비하고 후회만 남는 경우도 많습니다.

첫 참가일수록 철저한 사전 조사와 실무 대응 전략이 절대적으로 필요합니다. 

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